Pourquoi vous impliquer dans votre bilan de fin d’année ?

La fin de l’année approche et votre cabinet d’expertise comptable va bientôt commencer son travail de clôture de votre bilan de fin d’année. Votre expert-comptable va établir un bilan de l’année passée. Le premier document qui vous sera remis comprend une photographie de votre patrimoine à travers le bilan comptable (différence entre mes biens et mes dettes). Le deuxième document est une photo de votre rentabilité (je gagne ou je perds de l’argent ?). Le bilan et le compte de résultat forment vos états comptables annuels.

L’expert-comptable ne peut pas faire cette photographie de votre activité sans obtenir certaines informations de votre part.
L’objectif de cet article est de vous expliquer le plus simplement possible, quelles sont les informations indispensables que vous devez transmettre à votre expert-comptable. Nous utiliserons des exemples concrets pour vous aider à mieux comprendre.

Pourquoi faire un inventaire de votre stock ?

Imaginez que votre service commercial vient de conclure une grosse vente en date du 5 décembre. La livraison de cette vente est prévue pour le 5 janvier. Vous anticipez la commande à votre fournisseur pour être certain qu’il vous livrera pour respecter l’échéance auprès de votre client. La commande est significative. Votre fournisseur vous livre les marchandises commandées le 30 décembre. Sa facture correspondante est datée du 30 décembre.

Vous communiquez au cabinet la facture d’achat pour qu’il la comptabilise dans votre bilan de l’année. Une charge viendra diminuer votre bénéfice. De votre côté, vous n’avez pas encore livré votre client, aussi, nous ne comptabilisons pas la facture de vente sur cette même année. Votre résultat de l’année ne tient pas compte de la vente qui n’est pas encore intervenue. Vous convenez que l’analyse de vos comptes est faussée puisque vous avez une charge qui diminue votre bénéfice sans avoir de produit. À cette première lecture, nous pouvons conclure que l’année a été mauvaise. Or si la vente avait été prise en compte, le bénéfice aurait été bien plus élevé.

Pour pallier cette incohérence et donner une image fidèle de votre patrimoine et résultat, votre expert-comptable vous demandera de lui communiquer le montant de vos stocks en fin d’année. Le stock comprend les marchandises que vous avez reçues et qui ne sont pas vendues et livrées au 31 décembre. En utilisant la technique comptable, votre expert-comptable neutralisera la partie des achats reçue de votre fournisseur et non livrée à votre client pour définir la rentabilité annuelle. Vous ne subirez pas de préjudice en matière de présentation de vos comptes liée à cette opération qui est à cheval sur deux exercices comptables. Dans certaines entreprises le stock est important et l’impact sur le résultat très significatif.

Vous avez un litige avec un employé, un fournisseur ou un client au 31 décembre ?

Vous devez garder à l’esprit que vos comptes annuels sont une photographie à une date donnée de l’image du patrimoine et de la rentabilité de votre entreprise. Dans la plupart des cas, la clôture des comptes est généralement le 31 décembre.

La comptabilité enregistre l’ensemble des transactions réalisées tout au long de l’année à partir des factures émises et reçues. Toutefois, certains évènements comme un litige avec votre salarié qui vous attaque aux prud’hommes ne font pas l’objet d’une facture. Pourtant ils ont un impact significatif sur la situation de l’entreprise. En effet, le risque qui est probable ou certain, à la date de la clôture, provoquera une diminution du patrimoine de l’entreprise tout en affectant la rentabilité. Dans le bilan, nous parlerons de litiges et dans le compte de résultat, de provision pour risques. Nous pouvons également citer des risques comme le non-recouvrement de créance, d’un contrôle fiscal…

Maintenant, vous comprenez pourquoi vous devez informer votre expert-comptable sur ces éléments dès que vous en avez connaissance afin qu’il tienne compte dans votre bilan.

Les opérations à cheval sur 2 années

Toutes les transactions non achevées à la date de la clôture doivent être examinées afin de corriger la comptabilité.
Nous avons déjà évoqué le cas des achats reçus et non livrés au 31 décembre. Nous les neutralisons à travers la comptabilisation des stocks.

Il y a également les ventes de prestations de service qui sont à cheval sur deux exercices. Prenons l’exemple d’une entreprise qui fait de la maintenance. Elle vend un contrat qui s’étale du 1er novembre N jusqu’au 31 octobre N+1. L’entreprise clôture ses comptes au 31 décembre. Le 1er novembre, votre entreprise facture son client pour toute l’année par avance. Vous avez émis une facture qui doit être comptabilisée pour sa totalité. Cependant, il convient de prendre en produit uniquement la quote-part de maintenance pour la partie de la vente comprise entre le 1er novembre jusqu’au 31 décembre. Pour cela, votre expert-comptable constatera un produit constaté d’avance. En pratique, il annulera dans les ventes de l’année, la période non réalisée de votre chiffre d’affaires. Cette annulation est temporaire, car elle sera réintroduite dans l’exercice suivant ouvert au 1er janvier. Nous avons ainsi une photographie de votre activité réelle.

Par symétrie, votre expert-comptable neutralisera les factures d’achats qui sont à cheval sur deux exercices. L’exemple le plus parlant est une prime d’assurance. Si elle concerne la période du 1er décembre N au 30 novembre N+1, il devra prendre en charge qu’un seul mois. Pour cela, il comptabilisera des charges constatées d’avances.

Vous recevez des marchandises avant la clôture, mais la facture est datée à compter du 1er janvier N+1. Quel traitement opérer ?

Votre fournisseur dans le feu de l’action a mis tout en place pour vous livrer le 30 décembre. Son service comptable est en congés à ce moment-là aussi, vous n’avez pas encore reçu la facture d’achat. À votre retour de réveillon le 2 janvier vous recevez une facture datée du 1er janvier N+1. Comptablement, elle sera enregistrée dans les charges de l’année N+1. Cependant, vous avez reçu la marchandise au 30 décembre N. Votre expert-comptable comptabilisera une facture à recevoir afin de prendre en compte dans le résultat de l’année la marchandise ainsi livrée.

Symétriquement, vous devez avoir le même raisonnement sur les ventes que vous facturerez à partir du 1er janvier N+1 alors que vous avez livré la marchandise ou votre service au plus tard le 31 décembre N. Nous parlerons de facture client à établir.

En tant que chef d’entreprise, vous avez intérêt à participer à l’élaboration des comptes annuels de votre entreprise. Les informations que vous allez communiquées à votre service comptable vont permettre de fiabiliser vos données financières.

Ces informations sont indispensables pour que vos déclarations fiscales soient correctes et ainsi réduisent le risque fiscal. Mais surtout la comptabilité fournit des informations sur la santé de votre entreprise, sa performance, son patrimoine… Autant d’éléments qui permettent aux chefs d’entreprise de gérer ses affaires et aux tiers d’apprécier la situation financière de leurs partenaires.