Le recrutement, le passage obligé pour assurer son développement
Avoir des salariés est le seul moyen pour le chef d’entreprise de grandir. À défaut, il fera toutes les tâches comme la production, la gestion d’entreprise, le commercial, le marketing… Vous comprenez bien qu’il sera confronté rapidement à un « mur » lui bloquant toute possibilité de croissance. Si par malheur, il tombe malade ou s’il a un empêchement, il mettra en sommeil son activité. Sa perte de revenu est quasi-assurée ce qui aura un impact sur les finances de sa famille. Moins dramatique que précédemment, le simple fait de vouloir prendre des congés réduira sa production, donc ses revenus. Même si ses vacances sont d’une semaine, c’est autant de temps d’absence de contact commercial. Dans certains secteurs, les cycles de conclusion d’un contrat sont longs. Aussi, vous allongez de facto vos délais de ventes.
Bien sûr, il est tentant de penser que vous seuls comme dirigeant êtes capable de « bien faire ». Mais encore une fois, sans collaborateur, vous serez limité dans votre développement.
Quels avantages a externalisé la gestion de la paie ?
Après cette brève mise en perspective, vous chasserez la personne idéale pour constituer votre équipe. Nous vous passons cette longue et difficile période, car ce n’est pas l’objet de cet article, mais d’un prochain.
Partons du postulat que vous avez trouvé la « bonne personne ». Elle semble compétente, intéressée et avoir toutes les qualités que vous attendiez. Vous entrez dans une nouvelle phase de gestion de votre entreprise puisqu’une dimension sociale commence. Chez Novalliance Expertise Comptable, nous la formalisons à travers une mission dédiée appelée « Mission sociale ». Pour faire simple, en ayant du personnel, vous avez des contraintes juridiques qui s’appliquent. Le contrat de travail, les formalités d’embauche et la gestion de la paye en font partie. Vous pouvez soit le gérer vous-même et cela rajoutera une tâche supplémentaire en plus d’être « technique ». Ou vous sous-traitez la gestion du suivi social à un cabinet d’expertise comptable. Nous vous conseillons de veiller à ce qu’il dispose d’un pôle social spécialisé, car cette matière évolue souvent. La mise à jour des connaissances, des pratiques et des évolutions jurisprudentielles n’est suivie que si vous les confiez à des collaborateurs dédiés à cette matière. À défaut, vous prenez le risque que votre dossier soit entaché d’irrégularités préjudiciables pour votre entreprise.
Quel est l’intérêt pour votre entreprise d’externaliser cette mission sociale ?
Recruter sereinement
La première réponse à cette question est que vous allez gagner en sérénité. Vous avez déjà passé beaucoup de temps à rechercher la perle rare pour votre entreprise. Il faut formaliser vos engagements à travers la signature d’un contrat de travail. Établir un contrat de travail est technique puisque la loi impose certaines mentions obligatoires. Leur absence ou des clauses abusives seront systématiquement requalifiées à votre désavantage en cas de contestation future avec votre salarié. Finalement, cette première étape est nécessaire pour vous couvrir respectivement dans le temps. Vous indiquez clairement vos attentes envers le salarié en lui exprimant la contrepartie légitime au travail fourni.
Une collaboration à long terme
Nous n’abordons pas le choix d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée puisque vous cherchiez à recruter pour développer votre entreprise. Cela implique une collaboration sur le long terme. Nous vous conseillons d’éviter les arrangements du type une première période sous contrat à durée déterminée pour « essayer » cette nouvelle relation. Puis à l’issue, vous établirez un nouveau contrat à durée indéterminée. En effet, outre le coût plus élevé de ce type de contrat, puis des risques de requalification en cas de contestation auprès des Prud’hommes, vous montrez un manque de confiance dans votre nouvelle relation. Votre salarié pourra très bien faire le « job » durant son contrat à durée déterminée puis réduire la cadence lorsqu’il aura son poste en CDI. La confiance est un élément important dans une relation contractuelle avec un salarié. La période d’essai d’un CDI est bien souvent renouvelable légalement ce qui laisse un temps suffisant pour tester les capacités professionnelles de votre salarié.
Limiter les risques d’erreurs
Autre intérêt de sous-traiter, au pôle social d’un cabinet d’expertise-comptable, il calculera les bulletins de paye en appliquant le droit du travail, les dispositions de la convention collective applicable à l’entreprise, les règles communes aux cotisations sociales selon les différentes caisses (URSSAF, caisse de retraite, prévoyances, ….). L’art de faire un bulletin de paie ne se résume pas à appuyer sur une touche d’un clavier pour le réaliser. L’utilisation d’un logiciel spécialisé est indispensable. D’ailleurs, les changements législatifs, conventionnels et jurisprudentiels nécessitent des mises à jour régulières de ses logiciels de paie. Les éléments variables, c’est-à-dire les données concernant le salarié (heures d’absences, heures supplémentaires, congés payés,….) sont entrés dans le logiciel, puis un premier calcul du bulletin de paie est réalisé. Un contrôle est effectué pour s’assurer que toutes les lignes constituant le bulletin de paie sont présentes et correctement calculés. Il existe des règles avec des formules complexes pour certaines cotisations (exemple pour la CSG/CRDS) ou réductions (comme la réduction Fillon). C’est donc une réelle spécialité d’établir et de contrôler un bulletin de paie.
Conserver un lien de confiance avec ses salariés
Au-delà de votre risque d’erreur qui générera un redressement en cas de contrôle URSSAF, votre premier risque est de perdre la confiance de votre salarié. Le bulletin de paie est votre lien de confiance avec votre collaborateur. En effet, il est rémunéré pour le travail accompli durant le mois. Aussi, en cas d’erreur sur une variable de paye (par exemple, un nombre d’heures supplémentaires mal calculé en appliquant une majoration de 25 % alors qu’une partie était à majorer à 50 %.), vous rompez consciemment ou inconsciemment ce lien de confiance. Il pourra penser que vous avez cherché à diminuer son salaire.
Aussi, même si l’erreur est involontaire et peut arriver, en sous-traitant le bulletin de paie au cabinet, vous aurez une plus grande légitimité. Néanmoins, le pôle social est un garde-fou et évitera des erreurs en vous demandant par exemple de nous adresser le nombre d’heures supplémentaires par semaine et pas en globalisant le mois. En effet, la répartition des heures supplémentaires majorées à 25 % ou à 50 % se fait par semaine et non mensuellement. Là encore, le conseil du pôle social vous accompagne dans l’organisation à mettre en place pour récupérer et suivre l’information de vos variables de paies.
Des cotisations sociales correctement calculées
Autre avantage, le pôle social du cabinet est garant d’un calcul juste des cotisations sociales et patronales. Vous ne payez que ce que vous devez et pas un euro de plus. Nous rencontrons souvent dans la reprise de dossier que nous récupérons, des erreurs dans le calcul des cotisations sociales patronales. Nous auditons systématiquement l’historique pour être sûr de partir sur des bonnes bases. Mais ce constat est significatif car l’entreprise « sur-cotise » ce qui augmente le coût du travail déjà fort important.
La télétransmission des déclarations aux organismes sociaux
Le pôle social, après avoir vérifié les bases de calcul, générera la DSN (déclaration sociale nominative). Cette déclaration se fait par télétransmission aux différents organismes sociaux. Même le prélèvement à la source des impôts (PAS) est communiqué à travers cette déclaration DSN.
L’avantage est d’éviter l’envoi de document « papier » par la poste. L’ensemble des flux sont informatisés, et les organismes sociaux comme les URSSAF prélèvent à échéance mensuelle les cotisations sociales dues par l’entreprise. Le pôle social est garant de l’envoi des télédéclarations dans les délais, aussi, vous évitez de payer des pénalités et majorations de retard.
Optimiser son temps
Un avantage, en sous-traitant la gestion du social de votre entreprise et qui n’est pas le moindre, est le gain de temps. Nous avons tous des journées de 24 heures. Aussi optimiser son temps, sur ce qui est vraiment important vous conduit à regarder au-delà du coût, le temps que vous pourrez consacrer à une tâche à plus forte valeur ajoutée. Dans une entreprise, le plus important est le développement commercial. L’essence même de votre raison d’être de votre entreprise est de choyer vos clients. Le temps passé à réaliser des tâches matériellement externalisable est du temps perdu au lieu de vous occuper des besoins de vos clients. Nous vous conseillons de bien choisir vos combats.
Le capital humain, un levier de croissance
Comme nous avons vu précédemment, la gestion sociale est obligatoire lorsque vous employez des salariés. La paie est très technique. Les erreurs sur un bulletin de paie auront des conséquences financières pour votre entreprise, mais également au niveau relationnel avec votre salarié. En externalisant à un cabinet d’expertise-comptable, vous ne perdez plus inutilement votre temps à chercher des informations, que vous ne maîtrisez pas, sur Internet. Vous payez uniquement ce que vous devez tout en obtenant les aides auxquelles vous avez le droit. Enfin, nous constatons avec notre pôle social, que les chefs d’entreprise lorsqu’ils savent qu’en appelant nos spécialistes, ils ont la réponse à leurs questions. Incontestablement, cela diminue leur stress déjà élevé avec la gestion des salariés sur le terrain. N’oubliez pas que votre plus grand défi lorsque vous aurez passé le cap d’embaucher, est qu’il faudra fidéliser vos ressources humaines. Elles sont le « capital humain » de votre entreprise. Elles sont votre assurance de pouvoir développer votre activité.
