En ce début d’année, vous allez prendre de bonnes résolutions (perdre du poids, faire du sport, augmenter votre énergie…). C’est bien, mais il vous manque un domaine dans le cadre de votre vie de chef d’entreprise pour lequel, vous n’avez pas imaginé que vous pourriez prendre de bonnes résolutions pour cette nouvelle année. Ce domaine, c’est vrai ne semble pas très sexy, cependant il est très important dans le cadre de votre développement. En effet, si vous le négligez, vos affaires pourront vite péricliter. Je veux parler du domaine de la comptabilité. La comptabilité ne fait pas vendre directement auprès de vos clients, elle représente un côté fastidieux qui bien souvent explique qu’elle est négligée. Ce n’est plus possible d’avoir autant de souffrance avec l’idée même de parler de comptabilité. Pour vous permettre de diriger sans appréhension avec cette matière et pour bien commencer cette nouvelle année, je vous propose 10 bonnes résolutions qui vous permettront de changer de regard sur ce domaine. Vous mettez ainsi de votre côté toutes les chances pour réussir votre année « comptable ».
1ère résolution : une bonne organisation comptable
Vous recevez un flux de documents chaque jour. Ils arrivent soit par courrier, soit par email. Ce sont des publicités, des documents techniques, des factures, des relevés de comptes bancaires, des documents juridiques et des contrats. Cette liste n’est pas limitative, mais elle montre bien la multitude de documents que vous avez à gérer. Pour ne pas vous faire ensevelir sous cet afflux de documents, vous devez mettre une organisation administrative en place pour les suivre. Vous séparez les documents sans incidence comptable comme les publicités et les documents techniques. Vous orientez les documents comptables pour les traiter. Par documents comptables, vous aurez :
• les factures d’achats (de marchandises, de matières premières)
• les frais généraux (les factures récurrentes de téléphone, loyers…)
• Les notes de frais du dirigeant et des salariés (frais d’hôtel, indemnités kilométriques….)
• Les relevés des comptes bancaires (relevé mensuel, décomptes des agios, relevé des lettres de change…)
• les factures de ventes (vos factures issues de votre logiciel ou de votre facturier)
• votre caisse enregistreuse
En centralisant l’ensemble des documents comptables cités, vous diminuez les chances de pertes de documents. Vous pouvez ensuite comptabiliser les pièces ainsi collectées et triées. Si vous avez un cabinet d’expertise comptable à qui vous externalisez cette fonction, vous pouvez envoyer selon la périodicité prévue l’ensemble des documents centralisés. Vous diminuez la demande de pièce complémentaire qui est chronophage pour vous et pour le cabinet.
2ème résolution : traiter régulièrement les documents comptables
Il n’y a rien de mieux que la régularité dans le traitement d’une tâche répétitive. Une mécanique de traitement des documents comptables est à mettre en place. Cela veut dire de fixer dans votre planning un temps de travail journalier sur la collecte des documents comptables. Dès l’ouverture du courrier, un tri sera fait pour classer dans une bannette « comptabilité » les pièces comptables entrantes. Elles pourront faire l’objet d’un traitement hebdomadaire ou mensuel. Pour les pièces par email, vous les archivez dans un dossier dématérialisé dès réception.
La régularité évitera d’avoir une charge de travail trop importante et fastidieuse. Découper les séances de travail sera une façon de rendre plus ludique le traitement des documents comptables. Si vous faites votre saisie en interne, comptabiliser régulièrement vos mouvements. La bonne cadence est au moins une fois par semaine. Si vous avez un cabinet d’expertise comptable, communiquez-leur les documents au moins une fois par mois. Ils ne le traiteront peut-être pas mensuellement, mais vous aurez communiqué les documents et vous serez libéré de cette tâche.
3ème résolution : faire sa facturation régulièrement
Le nerf de la guerre pour les entreprises est le chiffre d’affaires. Une stratégie, une action commerciale et une démarche marketing généreront du chiffre d’affaires. Cependant, vos procédures en interne seront les garants que vous facturez bien ce que vous avez vendu. Je rencontre couramment chez mes clients des écarts entre leurs ventes et leur facturation. Quelle en est la raison ? Je constate une absence de procédure interne. Il n’y a pas de vérification pour s’assurer que chacune des ventes expédiées ou des services réalisés ont bien été facturés. C’est une perte nette de chiffre d’affaires. Du temps qui n’a pas été rentabilisé. De la trésorerie manquante sur votre compte en banque. Vous améliorerez ainsi votre finance par la définition d’une nouvelle procédure interne de suivi de la facturation. Un recoupement entre la sortie des marchandises du stock et les ventes facturées sont une piste. Pour les prestations de services, un recoupement avec les feuilles de temps peut en être une autre.
4ème résolution : suivre l’encaissement de ses clients
Je vous l’ai dit, le chiffre d’affaires est indispensable au développement de votre entreprise. Il faut entendre le chiffre d’affaires encaissé. Je constate souvent chez nos clients une concentration pour vendre au plus haut. Mais curieusement, le recouvrement de ces créances n’est pas suivi. Les créances clients s’accumulent et l’argent n’entre pas sur votre compte en banque. Votre trésorerie approche le seuil critique et vous prenez conscience à ce moment-là que vos clients vous doivent de l’argent. Vous relancez les clients par email, courrier et téléphone. Le temps que votre client mette paie vos factures, vous avez encore perdu des jours précieux qui peuvent générer des agios bancaires. Votre besoin en fonds de roulement sera mécaniquement augmenté. Si vous mettez en place une régularité dans le suivi de vos créances clients (cf. point N°1), vous aurez plus de trésorerie, vous augmenterez vos chances de recouvrement. Plus une créance est ancienne et plus elle sera difficile à recouvrer. Vous augmentez votre exposition à la défaillance d’entreprise de votre client. Une vente est importante, mais l’encaissement de la créance est votre priorité. Des entreprises en forte croissance de chiffre d’affaires ont déposé le bilan parce qu’elle n’avait pas suivi l’augmentation du poste créance client. Son financement n’étant pas prévu, le défaut de trésorerie a engendré la défaillance d’entreprise.
5ème résolution : investir pour augmenter sa rentabilité
Savoir investir au bon moment est une qualité à travailler. Un investissement se fait toujours dans une optique de bénéficier d’un avantage soit monétaire, soit concurrentiel, soit de gain de compétitivité. Vous n’investissez pas pour faire des charges qui gêneront des économies d’impôts. Cela n’a pas de sens. Vous investissez pour gagner plus demain. En investissant au bon moment, vous faites le pari sur l’avenir. Les signaux sont positifs et vos risques sont calculés. Vous veillez à ne pas investir sur une technologie dépassée. L’investissement peut aussi être sur des collaborateurs. Par exemple, vous souhaitez augmenter vos ventes. En investissant sur un profil commercial que vous formerez à vos méthodes, vous augmentez vos chances d’atteindre vos objectifs.
6ème résolution : sauvegarder ses immobilisations
L’entreprise détient des actifs. Le matériel qui est destiné à exister sur plusieurs exercices (années comptables) est appelé immobilisation. Leur valeur unitaire dépasse les 500 euros HT. Chaque année, vous devez en faire un inventaire pour vous assurer de leur existence et de leur bon fonctionnement. À défaut, le traitement comptable générera une charge. Cet inventaire sera fastidieux à réaliser si les matériels sont répartis sur plusieurs sites ou remis à des salariés en déplacement. Aussi, pour vous faciliter le travail, je vous encourage à les suivre dès leur acquisition. Vous devez pouvoir les pister. Vous évitez ainsi sa disparition. Vous suivez son entretien également (véhicules, informatiques…). Ces biens d’une valeur souvent élevée seront sauvegardés. Votre entreprise ne perdra pas ces valeurs. En désignant des responsables de ces immobilisations, vous sensibiliserez votre équipe à l’importance du suivi des matériels. Vous économiserez sur les renouvellements qui seront moins nombreux. Vos collaborateurs travailleront avec des matériels qui produiront des gains de productivité.
7ème résolution : gérer son stock plus finement
Le stock est synonyme de trésorerie immobilisée. Le stock comme les immobilisations sont souvent significatifs dans les entreprises de commerce de marchandises et matières premières. Il est nécessaire de bien contrôler sa rotation. Par exemple, si votre stock n’est pas bien rangé ni bien référencé, vous risquez de manquer une vente. Vous n’avez pas trouvé la marchandise à vendre alors qu’elle était dans les entrepôts et votre client était au comptoir dans l’espoir de partir avec. Autre exemple rencontré, vous achetez un stock de marchandises A en pensant ne plus en avoir. Pourtant, votre logiciel de gestion des stocks montre qu’il y en a des unités en stocks. Cette référence n’étant pas bien rangée et ne trouvant pas les unités, vous décidez de vous réapprovisionner. Votre trésorerie s’en trouvera diminuée de ce deuxième achat et surtout vos unités du stock initial n’ont pas été vendues.
Si vous voulez gagner de l’argent, commencez par bien organiser, ranger et inventorier vos stocks. Assurez-vous que les valeurs les plus élevées sont en sécurité et ne risquent pas d’être volées. La qualité de conservation du stock est importante. Par exemple, un stock qui craint la chaleur devra être rangé dans un endroit sec et frais. Toute disparition du stock ou détérioration se traduit par de la perte financière pour l’entreprise.
8ème résolution : suivre sa trésorerie
Le plus important après son chiffre d’affaires, c’est d’avoir une trésorerie suffisante. Le principe est simple. Avec une trésorerie positive, vous serez libre de vos décisions. Plus vous aurez de la trésorerie et plus vous serez sollicité pour emprunter auprès de votre banque. Votre trésorerie absorbera vos variations de besoin en fonds de roulement. Cette variation provient de la différence entre l’encaissement de créances clients, de la valeur de votre stock auxquels vous déduisez le montant de vos dettes fournisseurs, fiscales et sociales. Dans le cas où vos ventes augmentent alors que votre délai de paiement est toujours de 45 jours, vous avez une augmentation de votre poste client qu’il convient de financer. En effet, vos fournisseurs n’accepteront peut-être pas d’attendre le règlement de leurs factures. Avoir un suivi régulier entre vos encaissements et vos décaissements vous servira à apprécier vos difficultés à venir en matière de trésorerie. Vous relancerez plus vos clients indélicats. Vous retiendrez les chèques avant de les envoyer au fournisseur. Pour le faire, vous pouvez utiliser un tableur et indiquer un bloc pour les encaissements et un autre pour les décaissements. L’écart entre les deux exprime le solde du mois. Après avoir additionné le report du solde du mois précédent avec celui du mois, vous obtenez le nouveau solde théorique de trésorerie en fin de mois. Toute valeur négative sera à surveiller pour trouver une solution avec votre banquier.
Le suivi de la trésorerie est à faire au moins une fois par semaine si vous avez du flux. Si la trésorerie est tendue, un point hebdomadaire est préconisé pour gagner en réactivité. Enfin pour les structures avec peu de mouvement, une surveillance mensuelle est suffisante.
9ème résolution :bien utiliser vos capitaux propres
Vous avez engagé des capitaux pour démarrer votre activité. Vos résultats bénéficiaires et déficitaires des années antérieures ont augmenté ou diminué ce capital de départ. Votre activité fonctionne, car vous mobilisez ce capital initial et vos réserves. Nous les appelons les capitaux propres. Ils appartiennent à l’entreprise tant que les associés n’ont pas décidé de les distribuer. C’est donc de la ressource que vous utiliserez pour faire croître votre business. Chaque euro de capitaux propres doit générer une rentabilité. À défaut, vous thésaurisez et vous perdez de la valeur puisque votre argent ne gagne rien. Le risque est d’accumuler des capitaux propres et de ne plus prendre les risques pour développer son activité. Vous n’investissez plus. Finalement vous détruirez de la valeur alors même que vous pensiez en créer. Être prudent est un sage conseil. Néanmoins, vous veillerez à déployer la stratégie que vous aviez préparée quitte à utiliser la trésorerie de vos capitaux propres. À défaut, vous pourrez les distribuer à vos associés qui je n’en doute pas seront les réinvestir dans des projets qui créeront de la rentabilité.
10ème résolution :surveiller votre endettement
Le niveau de vos dettes vous donnera l’autonomie financière. Si vos dettes envers vos fournisseurs, l’état (dettes fiscales et sociales) et votre banque (emprunt, découverts bancaires) sont trop importantes, vous ne pourrez plus appliquer votre stratégie. Vous perdrez beaucoup de temps dans la gestion des relances fournisseurs et étatiques. L’engrenage juridique sera également coûteux. Vous surveillerez votre endettement pour ne pas vous trouver dans cette situation. Les effets de levier financier notamment liés par l’endettement bancaire sont une bonne chose. Votre activité doit être suffisamment solide pour assurer le remboursement. Le suivi régulier aidera au contrôle d’une bonne adéquation entre endettement et capitaux propres. Au-delà d’un endettement représentant plus d’une fois vos capitaux propres, vous prenez le risque de défaillance. Au même titre que vous suivez vos créances clients et vos stocks, vous maîtriserez votre endettement.
Une bonne organisation et un travail régulier seront les bonnes habitudes à mettre en place dès le début de cette nouvelle année. Vous prendrez la bonne habitude de suivre vos actifs (immobilisations, stocks, créances et trésorerie) et de gérer vos passifs (capitaux propres et dettes). La mise en place d’outil de reporting de votre performance vous aidera pour suivre votre gestion. Votre gestion est le fruit de vos actions. Une mauvaise organisation de votre comptabilité impactera négativement les résultats de votre entreprise. Vous le comprenez facilement, si votre entreprise ne facture pas toutes ses prestations ou que les créances ne sont pas recouvrées, votre trésorerie sera pénalisée.
Je vous ai dressé cette liste de 10 bonnes résolutions pour vous aider à réussir votre année comptable. Je vous encourage à les suivre dès maintenant.
Novalliance expertise comptable est à votre disposition pour vous accompagner et vous faciliter à mieux organiser votre fonction comptable. Novalliance expertise comptable a pour mission de calculer et de vous aider dans le développement de votre performance.
