Le développement informatique, le recrutement du personnel, les appels de la banque, votre recherche de financement, et les autres tâches vous prennent un temps important. Vous recevez en plus des emails du collaborateur de votre cabinet d’expertise comptable qui vous demande les justificatifs des dépenses de votre dernier voyage en train sur Paris. Mais pourquoi tant d’acharnement, alors que vous devez voir avec le développeur les problèmes de code source ? Comment allez-vous réussir à réaliser toutes ces tâches ? Vu d’ici, cela va être compliqué, car vous êtes mal engagé… En tant que dirigeant de startup, vous avez peu de temps, alors comment bien travailler avec votre expert-comptable ?
Reprenons depuis le début. Votre startup démarre avec plusieurs projets en tête. Vous n’avez pas le temps de tout faire. L’organisation des tâches administratives doit rapidement être mise en place avant de crouler sous le retard accumulé. Mais comment faire ? Vous êtes déjà dans la bonne direction parce que vous avez pris la peine de choisir un expert-comptable. Choisir est un grand mot. Vous aviez le choix entre les multiples offres sur internet avec une prestation complètement dématérialisée d’expertise comptable dites « low cost » et l’expert-comptable de l’ami de votre ami qui est selon ce dernier un super cabinet. Vous avez beau être une startup, vous vous sentez plutôt rassuré de voir une personne en chair et en os pour vous accompagner sur votre première entreprise. Communiquer avec un Bot, c’est sympa, mais vous essayerez plus tard.
La comptabilité, la fiscalité, le juridique et la gestion sociale vous semblent plus ésotériques et vous ne vous sentez pas de lire des blogs à la chaîne sur le sujet. Un humain vous fera le plus grand bien. Vous libérerez de la mémoire vive sur cette partie, pensez-vous.
La répartition des rôles entre le cabinet comptable et l’entreprise:
Revenons au collaborateur qui vous demande des justificatifs pour mettre votre comptabilité à jour. Vous vous arrêtez un temps pour réfléchir à l’organisation à mettre en place pour ne pas subir. Vous invitez votre expert-comptable dans vos locaux et lui demandez qu’il vous accompagne dans la mise en place de votre organisation administrative. Il a pris en compte l’importance pour vous de ce rendez-vous et vous rencontrera dans les jours à venir. Cela sera l’occasion de revenir sur le rôle de chacun. L’expert-comptable vous expliquera l’organisation de votre dossier et comment améliorer la communication avec ses équipes. Enfin, il mettra en avant sa valeur ajoutée et son accompagnement de votre développement.
Vous vous rappelez qu’au moment de choisir votre expert-comptable, vous n’aviez pas envie de converser avec une machine, une intelligence artificielle ou un prestataire par Skype. Pourtant vous êtes rompus aux nouvelles technologies, mais sur la partie du suivi comptable, vous avez un côté vintage. Vous appréciez la présence d’une personne sur laquelle vous appuyer. Toutefois, c’est une prestation où vous ne voyez pas souvent l’expert-comptable. D’ailleurs, les premiers contacts se font plus avec le jeune collaborateur. Vous n’êtes pas choqué, car vous avez l’habitude d’employer des stagiaires d’école de commerce.
Mais, vous avez le sentiment d’avoir à faire à une annexe de l’administration fiscale. Vous sentez la pression monter aux échéances de la TVA à la fin de chaque mois. D’ailleurs, la majorité des emails que vous recevez du cabinet vous demande soit de justifier une dépense, soit de payer une taxe ou une cotisation sociale (URSSAF, retraite, prévoyance…).
Votre expert-comptable est compréhensif. Il comprend votre perception mais vous explique que sa mission première est de déclarer, sécuriser et faire respecter les délais pour que l’entreprise ne soit pas pénalisée. Son cabinet à la mauvaise place. Il se situe en intermédiaire entre lui et l’administration. Concernant le rôle entre le cabinet et l’entreprise, vous n’aviez pas conscience de la charge administrative, d’autant plus avec une prestation à minima pour réduire les coûts. Vous reconnaissez que les documents ne sont pas toujours très bien classés. Une grande partie arrive par email, ou ils doivent être récupérés sur votre compte après vous être connectés. Votre expert-comptable va vous donner une procédure pour vous organiser et communiquer les pièces comptables. Et vous pourrez, par ailleurs, le solliciter personnellement pour vous conseiller sur la gestion et le développement de votre entreprise.
L’organisation de votre dossier et la communication avec l’expert-comptable :
Une organisation décentralisée de vos pièces comptables reçues par email est possible. Par exemple, vous créez une adresse spéciale pour transférer chacune des pièces comptables par email. Votre cabinet a accès au document. Pour les pièces physiques reçues, vous les scannez et les envoyez par email sur l’adresse dédiée. Là encore, le cabinet peut récupérer les documents et les traiter avec son OCR.
Vos pièces comptables sont rangées dans un classeur par mois. Vous les conservez dans votre entreprise. En cas de besoin, vous pouvez y accéder. Plus besoin de se déplacer à la Poste pour les expédier.
Préparer une organisation qui simplifie le circuit des documents comptables est une source de gain de temps, d’efficacité et d’économie pour tous. Avec un peu de temps pour le mettre en place, de la pédagogie et une écoute du besoin de son client, le cabinet pourra vous satisfaire.
L’expert-comptable a souvent une image « old-school », mais il sait s’adapter aux nouveaux environnements. Bien sûr, il faut qu’il ait une appétence aux nouvelles technologies pour bien comprendre l’univers des startups. La relation avec la jeune génération de dirigeants (les Millenials), est aussi à prendre en compte. Il n’est pas toujours facile de comprendre leur inspiration et leur quête de sens pour un expert-comptable habitué à ce qui est cartésien. Mais il ne faut pas douter de sa capacité à vous comprendre et à vous conseiller dans votre intérêt. Il sera dompter les outils numériques (Slack…) et vous mettre en place une organisation sur mesure. Vous devrez également suivre les processus mis en place, car l’anarchie administrative n’est pas une solution envisageable pour votre développement.
Utiliser l’expert-comptable pour progresser et vous développer.
En optimisant le circuit des documents, vous et votre expert-comptable gagnerez du temps. Vous ferez des économies sur une partie du travail sans réelle valeur. Vous mobiliserez des ressources pour bénéficier de ses conseils à valeur ajoutée. Il vous expliquera comment suivre vos frais de Développement. Vous profiterez des avantages fiscaux comme le crédit d’impôt recherche ou le statut de jeune entreprise innovante qu’il connaît bien. L’expert-comptable vous expliquera les possibilités d’activation de vos dépenses de recherche et développement et de l’impact positif pour la présentation de vos comptes annuels. Un dialogue s’engagera et sa pédagogie vous donnera les clefs d’accès pour développer sereinement votre startup.
Outre l’administratif et le suivi de vos obligations déclaratives, votre expert-comptable a de multiples compétences pour être votre partenaire bienveillant dans le développement de votre startup.
