L’assemblée générale à distance, un moyen parmi d’autres de limiter son impact environnemental.
Sous certaines conditions que l’on va énumérer, il est possible de tenir une assemblée générale à distance. Ainsi vous évitez les déplacements de tous les associés et limitez les coûts (location de salle de réunion, frais de déplacement…)
Afin de tenir une assemblée générale, la présence de tous les associés est généralement requise (sauf cas exceptionnel). La signature du procès-verbal de l’assemblée nécessite également l’intervention des associés le jour même. Vous trouverez divers logiciels sur le marché proposant l’organisation des assemblées générales à distance.
Quelles sont les conditions pour réaliser une assemblée générale à distance ?
Durant la vague pandémique du Covid-19, la législation avait accordé plus de souplesse. Les entreprises qui le souhaitaient, pouvaient tenir leur assemblée générale à distance. L’ordonnance n’étant plus applicable aujourd’hui, ce sont les règles propres à la forme de votre société qui s’applique. Concernant les SAS, cela reste libre, en revanche, pour les SARL, une disposition statutaire doit être prévue. Concernant les sociétés civiles, la loi ne prévoit pas le vote électronique mais les statuts peuvent le prévoir.
Selon que vous souhaitez procéder à un vote par voie électronique ou non, il conviendra de choisir un outil de visioconférence adapté. En effet, le vote par voie électronique peut être effectué au moyen d’un boîtier électronique prévu à cet effet ou au moyen d’une plateforme en ligne préalablement choisie.
Afin de tenir une assemblée générale complètement dématérialisée, il est impératif que les signataires soient en mesure de signer la feuille de présence le jour même. De ce fait, vous pouvez également passer par une plateforme en ligne spécialisée dans les assemblées générales dématérialisées qui proposent la signature électronique avec double authentification. La vérification de l’identité des intervenants est également importante. La signature du procès-verbal après délibération se fait au moyen d’une signature électronique associée aux intervenants présents.
Il est bien évidemment possible d’effectuer une simple assemblée par le biais d’un appel téléphonique en conférence ou d’une visioconférence et procéder aux votes et aux signatures en présentiel. L’assemblée ne sera alors pas entièrement dématérialisée.
Comment organiser une assemblée générale à distance ?
Il convient dans un premier temps de convoquer tous les associés. La convocation doit préciser que l’assemblée se tiendra à distance. La convocation peut se faire par voie électronique à conditions que ce soit un envoi recommandé électronique.
Ensuite, il faudra choisir un outil de visioconférence adapté à vos besoins (vote et signature par voie électronique ou non). Parmi les logiciels simples pour organiser des visioconférences, vous avez Zoom, Teams et Google Meets. Des plateformes en ligne sont disponibles avec des fonctionnalités plus poussées telles que le vote par voie électronique, la signature électronique, la gestion des quorum et procurations et les procès-verbaux dématérialisés.
Le choix de l’outil est important puisqu’il va permettre un déroulement sans problème et permettre un débat aisé et fluide.
Quels sont les avantages ?
- Réduction des coûts : En effet, plus besoin d’imprimer les convocations et de subir le coût de l’envoi (enveloppes, timbres, recommandés). Nul besoin également de faire déplacer tous les associés au même endroit et de subir les coûts de transport utilisé par chacun d’entre eux voire les dépenses de logement lorsque certains associés viennent de loin. La consultation des documents peut également se faire à distance et ainsi éviter les déplacements des associés au siège social.
- Stockage : Le stockage des documents dématérialisés va vous permettre de libérer un espace de stockage important au sein de vos locaux.
- Impact écologique : Tenir une assemblée à distance pourra s’inscrire dans une démarche RSE (Responsabilité Sociale et Sociétale de l’Entreprise) ce qui constitue de nos jours un enjeu majeur pour les entreprises et le sera de plus en plus à l’avenir.
- Sécurité : La solution dématérialisé peut faire peur à certains en matière de sécurité mais au contraire, la dématérialisation réduit le risque de pertes de données et de falsification.
- Gain de temps : organiser l’assemblée, envoyer les convocations, mettre à disposition tous les documents nécessaires sont autant de tâches pouvant être simplifiée par la dématérialisation, ce qui vous fera gagner un temps considérable.
Quelles sont les limites ?
- L’organisation d’une assemblée 100% dématérialisée peut devenir compliquée lorsque les signataires ne sont pas assez réactifs pour signer par voie électronique. Un mail peut ne pas avoir été reçu ce qui bloque la signature de tous les participants et ralentit la mise à jour des documents.
- Il faut veiller à ce que tous les participants aient un matériel adéquat (ordinateur, webcam, microphone, une connexion haut débit…).
- Certaines personnes peuvent faire signer quelqu’un d’autre à leur place par manque de maîtrise de l’outil informatique et dans ce cas la signature n’a pas de valeur. En effet, la vérification de l’identité du signataire est primordiale.
Afin de réaliser votre assemblée générale dans de bonnes conditions, n’hésitez pas à prendre contact avec le cabinet Novalliance Avocats qui pourra vous accompagner dans cette démarche. En effet, l’intervention de l’avocat est primordiale pour la rédaction des convocations, des procès-verbaux et pour l’organisation des assemblées. Cela vous évitera des coûts supplémentaires de secrétariat juridique et vous permet d’être accompagné par un professionnel qui maîtrise la matière.
Il est donc tout à fait possible de tenir vos assemblées à distance et de manière dématérialisée. Les avantages sont nombreux et cela s’inscrit dans une démarche plus responsable. N’hésitez pas à vous faire accompagner si vous n’êtes pas à l’aise avec la notion de distance et du 100% dématérialisé. La maîtrise des outils est nécessaire pour éviter les problèmes liés aux signatures et votes par voie électronique.
