Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien n’empêche l’entreprise de l’archiver plus longtemps, sauf s’il contient des données personnelles).
Ces délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.
Document civil et commercial
Les documents suivants sont à conserver selon les durées ci-après :
2 ans :
- Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur (Article L110-4 du code de commerce)
- Police d’assurance à partir de la résiliation du contrat (Article L114-1 du code des assurances)
3 ans :
- Déclaration en douane (Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992)
5 ans :
- Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale (Article L110-4 du code de commerce)
- Document bancaire : talon de chèque, relevé bancaire… (Article L110-4 du code de commerce)
- Document de transport de marchandises (Article L110-4 du code de commerce)
- Document relatif à la propriété intellectuelle : dépôt de brevet, marque, dessin et modèle (Article 2224 du code civil)
- Dossier d’un avocat à partir de la fin du mandat (Article 2225 du code civil)
10 ans :
- Contrat conclu par voie électronique à partir de 120€ (Article 213-1 du code de la consommation)
30 ans :
- Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers (Article 2227 du code civil)
Pièces comptables
Les pièces comptables sont à conserver 10 ans à partir de la clôture de l’exercice selon l’Article L123-22 du code de commerce.
Cela concerne :
- le Livre et registre comptable : livre journal, grand livre d’inventaire, etc
- Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseurs…
Document fiscal
Les documents fiscaux sont à conserver 6 ans en vertu de l’Article L102 B du livre des procédures fiscales.
Cela concerne les impôts suivants :
- Impôt sur le revenu et sur les sociétés
- Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
- Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)
- Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)
- Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE
- Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)
Document social et juridique des sociétés commerciales
Les documents suivants sont à conserver selon les durées ci-après :
3 derniers exercices :
- Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes (Article L225-117 du code de commerce)
5 ans :
- Statut d’une société, d’un GIE ou d’une association et pièces modificatives à partir de la perte de personnalité morale ou radiation du RCS (Article 2224 du code civil)
- Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société et documents de la société absorbée (Article 2224 du code civil)
- Registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement, registre des procès verbaux d’assemblées et conseils d’administration à partir de la fin de leur utilisation (Article 2224 du code civil)
10 ans :
- Compte annuel : bilan, compte de résultat, annexe… (Article L123-22 du code de commerce)
Gestion du personnel
Les documents suivants sont à conserver selon les durées ci-après :
1 an :
- Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation (Article D3171-16 du code de travail)
3 ans :
- Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires (Article L244-3 du code de la sécurité sociales et L169 A du livre des procédures fiscales)
- Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait (Article D3171-16 du code de travail)
5 ans :
- Bulletin de paie (Article L3243-4 du code du travail)
- Registre unique du personnel à partir du départ du salarié (Article R1221-26 du code du travail)
- Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite (Article 2224 du code civil)
- Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, vérification et contrôle du CHSCT (Article D4711-3 du code du travail)
- Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire (Article D4711-3 du code du travail)
